Organisering og samarbejde
Her kan du læse om lokalforeningens koordineringsopgaver, forretningsorden og roller i bestyrelsen
Koordinering af indsatser
Lokalforeningens bestyrelse er ansvarlig for at koordinere de frivillige aktiviteter i lokalforeningens område. Det kan være forskellige frivillige aktiviteter, underudvalg, kampagnegrupper mv. De enkelte aktiviteter kan sagtens organisere sig selv, men det er bestyrelsen der har overblikket.
Derudover er det også relevant for bestyrelsen at have løbende kontakt til andre kræftrelaterede sager i lokalområdet – herunder både Kræftens Bekæmpelses øvrige aktiviteter (Stafet for livet, genbrugsbutikker mm.) samt andre relevante lokale foreninger og aktiviteter.
Her ses en illustration af, hvordan en bestyrelse kan organisere sig. Det vil dog se meget forskelligt ud, alt efter hvilke aktiviteter I vælger at arbejde med, og hvor mange I er. Bestyrelsens vigtigste opgave er både at sætte retningen, koordinere og at udføre de forskellige aktiviteter.
Forretningsorden
Bestyrelsen kan udarbejde en forretningsorden, som beskriver bestyrelsens opgaver og roller, hvordan I holder møder, træffer beslutninger og samarbejder. En forretningsorden fungerer som spilleregler for bestyrelsen. Afsæt gerne god tid til at få udarbejdet den første forretningsorden, så alle kan stå inde for den, og følg op mindst én gang om året, så den kommer til at leve i hverdagen. Her er inspiration til indhold i en forretningsorden.
Roller i bestyrelsen
I skal vælge en formand og en kasserer. Det kan være en god ide, også at vælge en næstformand og en sekretær. Hvordan I fordeler de forskellige opgaver i en lokalforenings bestyrelse, er naturligvis helt op til bestyrelsen selv. Et forslag, til hvordan opgaverne kunne fordeles, kunne være:
- Sørge for at bestyrelsen får udarbejdet en forretningsorden
- Indkalde til bestyrelsesmøder
- Formulere dagsorden
- Indkalde til generalforsamling
- Kontaktperson og talsperson for lokalforeningen
- Videreformidle vigtig information til bestyrelsen
- Sørge for at bestyrelsen får udarbejdet en aktivitetsplan og følger op
- Lave forventningsafstemning så der er sammenhæng mellem bestyrelsens ønsker, forventninger og tid samt ressourcer.
- Have fokus på trivsel i bestyrelsen
- Udarbejde lokalforeningens regnskab
- Bogføre indtægter og udgifter
- Oprette foreningskonto i bank
- Oprette CVR-nummer
- Betale regninger
- Udbetale udlæg til frivillige
- Administrere bilag/kvitteringer
- Få regnskab revideret
- Fremlægge regnskab på generalforsamlingen.
- Indsende regnskab til hovedkontoret inden udgangen af marts
Herudover kan det være en god idé at have tovholdere for følgende opgaver:
- Aktiviteter som for eksempel politisk arbejde, Lyserød Lørdag, patientstøttecafe mv.
- Frivilligkoordinering/trivsel i lokalforeningen, herunder at tage godt imod nye frivillige
- Synliggørelse af lokalforeningen via presse og sociale medier